事務職の未来を創る時間を創る【バックオフィスの知恵袋】の開発ストーリー。バックオフィス向けならではの創造の苦労と、仲間探しについて

シンクインク株式会社(本社：神戸市中央区、代表：平井裕)バックオフィスの働き方を変革し、業務改善を支援する企業です。

ExcelやRPAを駆使して業務自動化を行い、手作業の日常業務の70％を自動化し、所要時間の90％削減を目指しています。この結果、人が行わなければならない「考える」時間を生み出し、クライアントの業務効率向上を支援しています。

抵抗感が生まれたり、後任に引き継ぎにくいハイレベルの機能やツールに依存する支援はいたしません。クライアントの現状に合わせた仕組み構築＆一人一人が自ら考えて行動できる「考える組織」の形成を目指し、バックオフィスをより攻勢的に変革し、変化に対して前向きに対応する力を養います。

代表の平井が起業後に気付いた、「バックオフィスで働く方々の落とし穴」に基づいて立ち上げたコミュニティ≪バックオフィスの知恵袋≫の立上げストーリーをお届けします。

「内製化」がゴール。考える組織を創り、コンサル終了後は顧客が自走できるように

コンサルの多くは仕組み構築を納品後、困りごとがあれば連絡してくださいという場合が多く、都度追加料金や別途見積となる場合もあります。しかし、これでは知識が組織や個人に蓄積されません。

弊社の特徴は内製化をゴールとし、スキルを身につけていただく事です。

スタッフ様ご自身で改修出来る様に仕組み構築方法や業務改善の考え方等をお伝えします。

それでも、分からない時は売りっぱなしではなく、追加料金を頂かずに何度でも構築方法や考え方をお伝えさせていただき、最後まで伴走させていただきます。

起業理由は、事務職のスキルアップに対する危機感から

「考える人を創る」ことにこだわる代表・平井の起業理由は前職時代にバックオフィスの仕組みを構築したことによって下記の課題に気付いたからです。

• 事務職は言われたことを言われた通りに、ミスなくルールに沿って作業をすることが一般的
• 人的リソースが割かれない故に、日々の業務に忙殺されてPC作業の時間短縮を検討するなど、何かを変える時間も取ることができない。
• とにかく変革よりも日々のルーティンをこなすことを求められる。

とはいえ、今後はツールやAIを用いて作業が自動化される時代だからこそ、生き残るためにはスキルアップが必要で、業務遂行には個人の技術や強み、人生経験等のスキルセットがますます必要とされるのではないか。

人間が提供できる最大の価値は「考える能力」です。この時間を創出するための仕組み構築が出来れば、万が一AI戦国時代が来ても、自立した人や未来を作ることが出来るのではないか。…と平井は考えました。この考えに基づくポイントは以下3点です。

• 「自分で考えて行動できる」人材へのシンカが必要
• YouTubeや書籍で学ぶ机上の勉強よりも実践。すなわち、自身が行っている業務を題材としてスキルアップに繋げてもらう。
• 業務改善を通じて、考動できる人材へシンカしてもらう

コンサルティングの場数を踏んで気付いた落とし穴

いざ起業し、クライアント様をご支援していて気付いたことがあります。

それは、バックオフィス業務は人的リソースがあまり割かれず、気兼ねなく質問できるところや人が少ないこと。

さらに、営業系やエンジニアのコミュニティは既に運営されていたり、情報発信が活発ではありますが、バックオフィスにおいては情報共有の場が皆無です。

聞ける仲間がいないー。

今は検索やChatGPTを使ってすぐに疑問を解決できる時代ですが、これには事前に一定の知識や経験が必要です。Excelの使い方など、業務に必要なスキルを身につけるためには、より人間同士のコミュニケーションが必要なのではないでしょうか。

横に座っている同僚に「ここを○○するにはどうしたらいいか」みたいな。

とはいえ、現実的には日々の業務に忙殺され、このような〈ちょっとしたこと〉を聞く事って案外ハードルが高いもの。

自然な会話で質問し、共に考える場を提供するサービスが必要なのではないか…それなら、バックオフィスで働く方の困りごとを解決するコミュニティを自社が作ろう！

そこで生まれたのがバックオフィスの知恵袋です。

例えば、以下のようなシーンでご活用頂きたいと考えております。

• 子育てで第一線から離れていた方が復帰するに際して、日常業務に関する質問を行う
• 参加者同士でスキルや知識を高められる場を提供
• 将来的には、どこでも自由に働けるようなスキルアップが出来るようなコンテンツを配信したい

バックオフィス向けプロダクトを作る上での困難

事務職の方々を救うべく、バックオフィスの知恵袋を作ろう！と息巻いたものの、ゼロイチのサービスを作ることは、そう簡単ではありませんでした。

なかなか自分自身だけでは前に進まず悩みましたが、まさに自分がターゲットとしている子育てをしつつ、在宅勤務で活躍したいお母さんたちが協力してくれました。

とはいえ、全てがスムーズに行ったわけではありません。

想定していたリリースよりも2か月遅延しました。

理由は主に二つ。一つは、バックオフィス系のコミュニティが少なく参考にできなかったため。

もう一つは、代表の平井だけで作るのではなく、仲間で作るコミュニティにしたくて、たくさん意見を聞いたためです。

しかし、この遅延はマイナスには捉えていません。

どのような仲間が入ったら…等たくさんメンバーで逃げずに考案した結果、非常に温かく優しいコミュニティが出来上がりつつあります。

参加者同士で質問と回答の発信がなされ、しかもその回答は丁寧ですし、相手を慮るやり取りも見受けられます。新卒でこれからバックオフィスに勤務される方も参加いただき、不安な気持ちとそれに対しての応援もあり社会人歴の分け隔てがなく、お互いに高め合うコミュニティだと確信しております。

弊社のこだわりと目指す姿、今後の展開

バックオフィスの知恵袋が新たなステージへの第一歩を踏み出しました。

2023年10月23日現在、25名の仲間が集結し、これからは弊社のビジョンを実現するための舵取りを確実に進めていく時が現実になりつつあります。

しかし、まだまだ立ち上げたばかりで参加者も僅か。このビジョンを具体的に実現するため、共感していただける仲間を増やすことがミッションです。

【今後の展開】

• 業務改善でスキルを身につけてもらうのは勿論のこと、実務に即活かせるような講座（個人顧客向け、いわゆるスクールビジネス）を展開したい
• 既にたくさん動画や書籍がある一般的な基礎講座ではなく、元実務経験者が伝える実務に即活用できる内容を伝授
• しかも質問などのサポートは無期限
• 弊社から情報発信を行うコミュニティも形成したい（こちらはオンラインサロンのような有料を想定しております）

【課題】

現時点では「意欲・当事者意識」がある方（2・6・2の法則では8割の人）しかターゲットにできていないこと。

現実的に一番対象にしないといけない他2割の方に対して、スキルアップに前向きに取り組む支援をしていきたい。

【働き方、生き方を選べる世界に】

• 業務改善はあくまで手段、目的は人材教育を通じて考動できる人材へのシンカ
• 働き方に自由を提供し、小さな子どもがいるお母さん、親の介護などで外に出れない方など、自宅で十分に稼げるように導きたい
• 育児が落ち着き社会復帰されるお母さん、今どきの知識やスキルは浦島太郎状態、この状態から今の世の中の時流をキャッチアップしてもらえるように導く

是非、仲間になってください。

以上、シンクインク株式会社のストーリーです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

私たちの目的は、事務職の皆様と読者の皆様との縁を深め、共に学び、成長する機会を提供することです。事務職に関する疑問、アイデア、およびフィードバックを共有し、より良い環境を築いていくことが私たちの願いです。

このストーリーをお読みくださった読者様と共に、事務職のことを聞けるバーチャルの同僚にこの縁をきっかけに是非、ご参加くださいますと嬉しいです。よろしくお願いいたします！

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