『密メーター』 WACULの成長を最速にし密を避けるオフィスづくり

都知事の緊急会見から数時間でフルリモートワークへ移行

新型コロナウイルスが猛威を振るう中、多くの企業がリモートワーク化しています。WACULでも、2020年3月25日の小池都知事の緊急会見を受け、社員の安全を守るため、そして社会的責任を果たそうという想いから、2020年3月26日からフルリモートワークの実施を行いました。WACULには「変化の波に乗る」という行動指針があります。この指針のとおり、WACULでは都知事の会見の数時間後にフルリモートへの移行を決定、26日からフルリモートワークに移行しました。

緊急事態宣言解除後、最適なオフィスの活用方法を模索

感染の状況をみつつWACULでは、フルリモートワークを続ける中、WACULでは「オフィスの意義」を考えてきました。そこで判断の軸となったことは、成果を最大化しながら、そして同時に密を避けることで社員の安全も守るという、2点でした。

もともとデジタル活用を行っていたWACULでは、コーポレート業務の一部を除く95%の業務を即時にリモートに切り替えることが可能でした。

ただ、フルリモートワークを続ける中で、ホワイトボードの活用や部署の垣根を超えたコミュニケーションを好むWACULの社員は、Web会議システムでの重要な意思決定はやはり対面であることが望ましいと感じました。実際、フルリモートワーク中の社員へのアンケートの中で、「雑談や質問がしづらい」や「家族の関係で在宅では仕事がしづらい」という声もありました。また、WACULでは社員全員がプロフェッショナルであるものとして、常に自己判断ができる環境を整えています。そのために、情報の共有は必須です。つまり、社員が成果の最大化を目的として、オフィスワークすべきかどうかを判断できる仕組みが必要だと考えていました。

一方、オフィスに人が集まることで社員の健康という、事業の根幹たる「安全」がおびやかされてはいけません。そのため、出社する社員の人数は最小限にしたいとも考えました。

そこで、WACULでは「重要な意思決定を行う会議のみ対面で行い、そのほかの報告などを目的とした会議はリモートで行う」「オフィスで働きたいと希望する社員はオフィスで働いてもよい」「ただし、密を避けること」という方針を決定し、緊急事態宣言が終了し、感染者数の減少を確認した6月30日から、新しい形でのオフィス運用を開始しました。

オフィスの密を避けるシステム『密メーター』を構築

オフィスの密をどう避けるかということが重要な課題として、コーポレート部門に課されました。そこで、コーポレート本部が主幹として、オフィスへの出社予測人数と実出社人数を社内公開し、オフィスに行くか行かないかを社員が判断できる仕組み『密メーター』を作りました。これはWACULで最も古くからある行動指針「システムを志向する」をまさに体現するものです。

重要な意思決定を行う会議の出席者は基本的に決まっているため、あらかじめ出社数としてカウントされています。それに加えて、出社を希望する社員は出社希望を密メーターに記入します。それによりオフィスの密度がカウントされます。

当社のオフィスの執務スペースの面積およびソーシャルディスタンス2mの確保のための1人あたり4平米をベースに考えると、当社の場合には約40名が限度です。

出社を検討している社員は、密メータを確認することで密度を見て、出社をするのかやめるのかの判断することができます。チームメンバーと一緒に出社をしようという時も、その予測値をみて「この日にしよう」と予定をあわせることができます。

また、予測値をHRが監視することで、もし限度を超して密になることが予測される場合には、HRから出社希望者に対して在宅を依頼することができます。

こうしてWACULでは「成果の最大化」と「密を避けての安全」の2つを両立する仕組みとして『密メーター』を社内公開しました。

これまでのところ、予測人数を下回る水準が続いており、また密になる状況は避けられています。そのため、問題は発生していません。

WACULでは、この取り組みによって、安全を守りつつ、成果が最大化されるのかを8月末までを試験運用期間として行うこととしています。

WACULでは、今後も感染の状況や社会情勢を見ながら、クイックに対応を取っていきます。