社内公募制度に強力な効率化を。人材システムの”職人”ヒューマンシステムが目指す未来への挑戦

ヒューマンシステムは、「人を助け、人の力を最大化するシステムとサービスを提供する」という企業理念のもと、お客様に寄り添った高品質なシステム開発を行ってまいりました。特に人材業界向けの業務システムや求人サイトに関しては、20年以上の豊富な経験と実績があります。

人材業界の業務システムは元々エクセルなどを使った紙ベースの情報管理が主流でしたが、2010年代からデジタル化、クラウド化、と効率化が進み、2020年ではビッグデータ、AIを活用したシステムが主流となりました。

人事業務も同様に進化を遂げ、現在では各社がタレントマネジメントシステムを導入し、AIにより人材の適正評価や能力開発などの業務を効率化しています。

このストーリーでは、長きに渡り人材システムを手掛けてきた当社が、人の力を最大化するシステムについて思い悩み、結果、社内公募制度に焦点を当て、働き方改革の描く未来を実現するシステムを考案・開発した経緯を、代表取締役の湯野川が振り返ります。

社内公募制度は、従業員のモチベーションを上げるソリューションである

近年日本では、これまでの年功序列制度や終身雇用制度が見直され、個人の能力や成果に応じた評価への変化が徐々に進んでいます。これは、グローバル化やデジタル化による市場環境の変化に対応するために、企業が柔軟で効率的な組織運営を求めるようになったことが背景にあります。一方で、少子高齢化による人手不足が深刻化しており、テレワークや時短勤務、再雇用など多様な働き方を認めるとともに、適材適所の人材配置や従業員のモチベーション向上に対して、企業は積極的に取り組むことが求められています。

こうした中で、社内公募制度が適材適所と従業員のキャリア自律を促進する人事制度として近年改めて注目を集めています。

社内公募制度とは、企業内で新しいプロジェクトやポジションを募集し、希望する従業員が応募することで異動や昇進の機会を得られる制度です。この制度は、自己実現やスキルアップを目指す環境と、自分のキャリアプランを考えるきっかけを与えることで、従業員の帰属意識やモチベーションを向上させます。

また、企業にとっても、社内の人材を有効活用し、組織の活性化やイノベーション創出につながることが期待されており、ジョブ型人事制度やリスキリングの推進に役立つ制度としても活用されています。

運用の闇。多大な労力と情報漏洩のリスクについて

社内公募制度を導入するには、公募情報の管理や公開、応募情報への社員のアクセスを行う仕組みを用意する必要があります。調査したところ、従業員数1000名を超える企業の半数で社内公募制度を導入している、といったデータがあるものの、専用のシステムが世の中には存在せず、制度を導入している各社で運用に多大な労力が発生していることがわかりました。

人事担当者が手作業でポジション情報の確認や面接のスケジュール調整、選考結果の管理をメールやエクセルを用いて行っている企業が多く、時間やコストがかかりすぎているだけではなく、情報漏洩のリスクも高まっています。

また、社員がポジション情報を参照する際に検索性が悪く、適切な人材に適切な情報が届きづらい状況です。

そこで当社は、これまで人材業界向けの業務システムの開発に長年に渡って携わってきた知見を活かし、専用のシステムを開発することでこれら課題を解決できるのではないかと考え、TreasureCareer（トレジャーキャリア）を開発いたしました。

AIによる自動マッチングで、人事業務の大幅な効率化へ

TreasureCareerは、ポジジョン情報や職務経歴情報を一元的に管理し、検索や閲覧が容易になる機能を提供しており、社内公募制度の推進を強力に支援します。

しかし、一つのポジジョン情報の中には多くの詳細情報が含まれており、大量にあるポジション情報から自分に適したものを抽出することは、社員にとって大きな負担です。また、公募部門の担当者や人事担当者も、最適な社員を膨大な職務経歴情報から探すことは大変な労力です。

そこで、AIによる自動マッチング機能の実装が必要だと考えました。

AIはポジション情報と職務経歴情報を分析し、社員とポジションの相性をスコア化します。そのスコアに基づいて、社員は自分に合ったポジションを簡単に見つけられますし、担当者も最適な人材を効率的に採用できます。

AIによる自動マッチングは、正解が明確でないため、評価や改善が難しい課題ですが、導入企業様の社内公募制度の運用を強力にサポートするために、日々精度向上に努めています。

社内公募を滑らかにするTreasureCareerの特徴

その他、TreasureCareerではポジション情報、社員情報、応募情報などの管理といった、社内公募制度で必要となる機能の他、以下の4つの特徴的な機能が用意されています。

1.匿名応募ができる

社員はグループ全体の全ポジションに対して検索でき、匿名で応募～選考まで進めることができます。

これにより、社内の人間関係や評価に影響されずに、自分の興味や適性に合ったポジションにチャレンジすることができます。

2.アプローチとブロックができる

人事担当者は各ポジションに最適な社員を検索しアプローチできる一方で、部門管理者はコアメンバーに設定した社員へのアプローチをブロックすることもできます。 

これにより、人事担当者は社内の人材を広く掘り起こし、部門管理者は部門の業務遂行に必要な人材を確保することができます。

3.きめ細やかな対応ができる

例えば、面接で不採用の場合に面接官から応募者へNGの理由や感想・激励のフィードバックができるなど、各機能の中で『人』に配慮したきめ細やかな対応ができます。 

これにより、応募者は自分の強みや弱みを知り、次のチャレンジに向けて成長することができます。

4.選考ステータスの管理が簡単にできる

社員毎に応募から異動までの進行状況が一目でわかるため、人事、面接官その他関係者間で選考ステータスの情報共有が簡単にできます。

これにより、選考プロセスをスムーズに進めることができます。

さいごに

日本の企業を取り巻く環境は目まぐるしく変化しています。自社のイノベーションや創造性を高めるためには、 性別や年齢、国籍や人種、障害や性的指向など、さまざまな観点から多様性を尊重し、 適材適所に人員を配置する必要があります。グループ内の人材の流動性を高めて離職防止をTreasureCareerでお手伝いできれば幸いです。

社内公募制度をすでに導入している企業様、これから導入したい企業様はぜひこちらをご覧ください。大手企業様の導入事例公開中です。

また、無料の資料ダウンロード、デモトライアル実施中です。

ご不明点やご相談等、お気軽にお問合せください。

【会社概要】

会社名：株式会社ヒューマンシステム

東京本社：東京都港区三⽥3-13-16三⽥43MTビル2F

URL：https://www.humansystem.com

電話番号：03-5442-2607

メールアドレス：sas+treasurecareer@humansystem.com